[Social Media Marketing e Legal Tech] Policy interne ed esterne per la compliance, la mitigazione del rischio e la tutela della reputazione aziendale

**Introduzione: La Necessità di Regolamentare l’Uso dei Social Media in Azienda** Nell’era digitale, i social media sono diventati strumenti indispensabili per le aziende che desiderano comunicare efficacemente con il proprio pubblico. Tuttavia, l’uso dei social media nel contesto aziendale porta con sé non solo opportunità ma anche significativi rischi legali e reputazionali. Una gestione incauta può esporre l’azienda a sanzioni, risarcimenti e danneggiamenti dell’immagine e della reputazione del brand. È quindi cruciale che le aziende adottino politiche chiare per regolare l’utilizzo dei social media, garantendo che la comunicazione sia non solo efficace ma anche conforme alle normative vigenti. Questo articolo si propone di delineare una procedura per l’uso dei social media che rispetti le normative applicabili, discutendo l’importanza di implementare una policy aziendale specifica per i social media. Esploreremo le tre ragioni principali per cui è essenziale adottare tali politiche: la protezione della reputazione aziendale, la regolamentazione delle interazioni sui canali social e la definizione chiara delle modalità di interazione con la community online. Attraverso l’analisi e l’adozione di queste strategie, le aziende possono navigare con successo nel complesso panorama del Social Media Marketing, evitando rischi e massimizzando i benefici.

La regolamentazione dell’attività di Social Media Marketing è essenziale per permettere all’Azienda di comunicare con il proprio pubblico grazie alla pubblicazione di contenuti coerenti e utili, evitando comportamenti rischiosi che possano costare sanzioni, risarcimenti del danno e soprattutto perdite di immagine e brand reputation.

In questo articolo delineiamo una procedura di utilizzo dei social che sia orientata anche ad un uso compliant di tali strumenti rispetto alle varie normative vigenti che impattano con il mondo del Social Media Marketing alle varie normative richiamate negli articoli precedenti.

3 ragioni fondamentali per adottare una policy aziendale che regolamenti l’uso dei social media

La regolamentazione degli strumenti social potrà essere attuata mediante l’adozione di policy specifiche, le cui finalità di redazione sono essenzialmente tre:

  1. la tutela della dignità (o reputazione) dell’Azienda, orientata anche ad un uso compliant delle piattaforme social rispetto alle varie norme che entrano in gioco con quest’attività;
  2. la regolamentazione delle conversazioni e le interazioni sui canali social aziendali;
  3. la definizione delle modalità di interazione con la community che si crea intorno alla pagina social.

Più precisamente, la social media policy è un codice di condotta che regola le relazioni che si instaurano su Internet e, in particolare, sui social media tra l’Azienda e i suoi dipendenti/collaboratori (policy “interna”) e tra l’Azienda e gli utenti delle pagine aziendali (o policy “esterna”, di esclusiva competenza dell’ufficio comunicazione).

La policy “interna”: autorizzazioni, analisi del rischio, regole di pubblicazione

I destinatari della policy “interna” sono rappresentati dai dipendenti, dai fornitori e dai collaboratori esterni dell’Azienda che utilizzano i canali social aziendali e che s’interfacciano con il canale social oggetto di regolamentazione.

L’adozione della policy interna diviene essenziale per la gestione corretta delle attività di Social Media Marketing: è proprio all’interno di questo documento che verrà contenuta la strategia legal che dovrà accompagnare la gestione del piano editoriale, per permettere all’Azienda di raggiungere gli obiettivi prefissati senza incorrere nel rischio di violazione di disposizioni normative e diritti altrui.

La costruzione di una policy interna non può prescindere quindi da questi elementi fondamentali:

  1. È necessario individuare i profili di autorizzazione per ciò che concerne la produzione e la condivisione dei contenuti, identificando i soggetti che hanno la responsabilità di gestire i social aziendali secondo quanto previsto dalla policy stessa;
  2. Tutto ciò che viene pubblicato resta online e si rischia di perderne controllo. Quindi, è necessario effettuare un’analisi del rischio prima di inserire contenuti online (secondo il principio “posta, ma prima rifletti. Nel dubbio, non postare”);
  3. L’analisi del rischio deve valutare nello specifico la tipologia di contenuto che si intende produrre e utilizzare, al fine di valutare le ricadute dal punto di vista dell’applicazione del diritto d’autore o della normativa privacy;
  4. Allo stesso modo l’analisi del rischio dovrà tenere conto delle piattaforme nelle quali i contenuti saranno poi pubblicati, per valutare la conformità ad eventuali clausole particolari previste dalle varie condizioni di servizio (per un’analisi delle condizioni particolari di Instagram “Le condizioni di utilizzo di Instagram: breve guida alle insidie “Le condizioni di utilizzo di Instagram: breve guida alle insidie”);
  5. La policy dovrà prevedere poi le regole di pubblicazione, al fine di mantenere una coerenza con i toni e in generale con l’identità dell’Azienda, nonché le regole di condivisione e ricondivisione dei post (ad esempio orari di pubblicazione, modalità di condivisione e ricondivisione) e le modalità di interazione con gli utenti (quali ad esempio la regolamentazione delle risposte ai commenti o ai messaggi in direct).

PER QUANDO HAI TEMPO E VOGLIA DI APPROFONDIRE